Conditions Générales d'Utilisation

La société OPTIMUS COMPANY SARL (RCCM : KNM/RCCM/24-B-00050 — ID NAT : 01-F4300-NN37159L) propose une plateforme de gestion, de stockage et d'archivage documentaire de haute sécurité sous la marque SmartArchive, accessible en mode SaaS (Software as a Service) et via des intégrations spécifiques (API).

L'accès et l'utilisation de la plateforme SmartArchive sont conditionnés par l'acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU). Tout utilisateur de la plateforme (ci-après désigné "l'Utilisateur") déclare avoir pris connaissance et accepté l'ensemble de ces termes lors de sa première connexion ou de sa souscription.

Si l'Utilisateur agit au nom et pour le compte de son employeur, d'une entreprise ou d'une institution publique, il garantit disposer des pouvoirs nécessaires pour l'engager juridiquement au respect des présentes CGU.

OPTIMUS COMPANY SARLfournit aux entreprises et administrations une solution numérique complète d'organisation documentaire. Le service englobe notamment :

• La numérisation, la catégorisation et l'indexation de documents d'entreprise.
• Le stockage de fichiers dans un environnement sécurisé et certifié.
• L'archivage électronique à valeur probatoire assurant l'intégrité, la traçabilité et l'opposabilité des documents stockés.
• Un moteur de recherche sémantique permettant de retrouver rapidement les archives.
• Un module de gestion des flux de courriers entrants, sortants et internes.
• Un tableau de bord analytique permettant aux administrateurs de suivre l'activité documentaire de leur organisation.

Les fonctionnalités spécifiques et les quotas d'archivage dépendent de l'abonnement ou de la licence commerciale souscrite par l'entité cliente.

L'accès à la plateforme nécessite la création d'un compte utilisateur individuel par le biais d'un administrateur désigné au sein de l'entreprise cliente.

L'Utilisateur s'engage à fournir des informations d'identification exactes et actualisées. Les identifiants de connexion (adresse e-mail professionnelle, mot de passe, clé double facteur TOTP) sont strictement personnels et confidentiels.

L'Utilisateur est seul responsable de toute activité effectuée depuis son compte. Toute suspicion de compromission, de perte ou d'usage frauduleux de ses identifiants doit être signalée sans délai à notre support sécurité : security@smartarchive-drc.com.

OPTIMUS COMPANY SARLse réserve le droit de suspendre immédiatement tout compte faisant l'objet d'une activité suspecte, sans préavis, afin de protéger l'intégrité de la plateforme et des autres utilisateurs.

En utilisant SmartArchive, l'Utilisateur s'engage formellement à :

• Ne téléverser aucun document à caractère illicite, diffamatoire, contrefait ou contraire à l'ordre public de la République Démocratique du Congo.
• Ne pas perturber ou tenter d'interférer avec le bon fonctionnement des serveurs ou des réseaux connectés à SmartArchive (tests d'intrusion non autorisés, injection de malware, scraping automatisé, etc.).
• Respecter scrupuleusement la confidentialité des documents professionnels auxquels il a accès dans le cadre de ses habilitations.
• Ne pas tenter de décompiler, désassembler ou effectuer de rétro-ingénierie sur tout ou partie de la plateforme SmartArchive.
• Informer sans délai l'administrateur de son organisation de tout accès non autorisé constaté sur son compte.

La plateforme SmartArchive : Tous les éléments constitutifs du service, y compris les logos, interfaces visuelles, code source, technologie OCR, algorithmes et bases de données sont la propriété exclusive de OPTIMUS COMPANY SARL. Aucune cession de propriété intellectuelle n'est réalisée par l'usage du service.

Les documents de l'Utilisateur :L'Utilisateur et l'entreprise cliente restent les propriétaires uniques de l'intégralité des données, documents et fichiers hébergés sur la plateforme. OPTIMUS COMPANY SARLne dispose d'aucun droit d'exploitation sur ces contenus autres que ceux techniquement requis pour assurer l'exécution des prestations.

Marque :Le nom "SmartArchive" et ses visuels associés constituent une marque commerciale déposée. Toute reproduction non autorisée exposera son auteur aux sanctions prévues par la loi.

OPTIMUS COMPANY SARLimplémente un système d'archivage électronique conforme aux standards d'intégrité numérique en vigueur (empreintes cryptographiques SHA-256, horodatage certifié et signatures électroniques conformes).

Tout document versé dans le coffre-fort numérique qualifié de "Valeur Probatoire" fait l'objet d'un scellement cryptographique infalsifiable garantissant l'opposabilité juridique et la pérennité légale des documents conformément aux réglementations de dématérialisation applicables en RDC.

L'Utilisateur reconnaît que la valeur probatoire d'un document dépend également de sa qualité lors du versement initial. Tout document illisible, tronqué ou de mauvaise résolution ne pourra se voir reconnaître une valeur probatoire optimale.

L'accès à SmartArchive est soumis à la souscription d'un abonnement payant selon les plans tarifaires en vigueur. Des plans sur mesure peuvent être négociés directement avec OPTIMUS COMPANY SARL pour les grandes organisations.

• Les paiements sont effectués selon les modalités convenues lors de la souscription (virement bancaire, mobile money ou tout autre mode accepté par OPTIMUS COMPANY SARL).
• Tout paiement reçu fait l'objet d'une facture électronique transmise à l'adresse email de l'administrateur de l'entreprise cliente.
• En cas de non-paiement à échéance, OPTIMUS COMPANY SARLse réserve le droit de suspendre l'accès à la plateforme après notification formelle de sept (7) jours ouvrés.
• Toute modification tarifaire sera communiquée avec un préavis minimum de trente (30) jours avant son entrée en vigueur.

OPTIMUS COMPANY SARLs'efforce de maintenir la plateforme accessible 24h/24 et 7j/7 avec un taux de disponibilité cible (SLA) de 99,9 %, sauf en cas d'opérations de maintenance planifiées ou de cas de force majeure.

Notre responsabilité ne saurait être engagée pour :

• Des pannes issues d'une mauvaise connexion internet de l'Utilisateur.
• Des dommages causés par une perte d'accès au compte suite à une divulgation frauduleuse d'identifiants imputable à l'Utilisateur.
• Le contenu ou la validité juridique intrinsèque des documents importés par les Utilisateurs.
• Toute perte de données résultant d'une action volontaire ou involontaire de l'Utilisateur (suppression de fichiers, etc.).

En tout état de cause, la responsabilité de OPTIMUS COMPANY SARLest plafonnée au montant des abonnements effectivement réglés par l'entreprise cliente au cours des six (6) derniers mois précédant l'événement litigieux.

La plateforme SmartArchive utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (maintien de session, préférences d'interface, jeton d'authentification sécurisé). Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers n'est déposé sur votre navigateur.

• Cookies de session :indispensables pour maintenir l'authentification de l'Utilisateur tout au long de sa navigation.
• Cookies de préférences :mémorisent les paramètres d'affichage (langue, thème) pour améliorer l'expérience utilisateur.
• Cookies d'analyse interne : données anonymisées pour mesurer les performances de la plateforme — aucune donnée nominative transmise à un tiers.

L'Utilisateur peut gérer ou supprimer les cookies via les paramètres de son navigateur. La désactivation des cookies de session entraînera l'impossibilité de se connecter à la plateforme.

Les présentes conditions s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation de la plateforme par l'Utilisateur.

L'entreprise cliente peut résilier son abonnement à l'issue de la période contractuelle en cours, par notification écrite adressée à contact@smartarchive-drc.com avec un préavis de trente (30) jours calendaires.

En cas de manquement grave ou répété, OPTIMUS COMPANY SARL se réserve le droit de suspendre ou fermer immédiatement le compte, après notification restée sans effet sous sept (7) jours ouvrés, sans préjudice des dommages et intérêts applicables.

À la date de résiliation effective, l'entreprise cliente dispose d'un délai de trente (30) jours pour récupérer ses archives sous format standard, après quoi toutes les données sont définitivement supprimées de nos serveurs de manière sécurisée.

OPTIMUS COMPANY SARL se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment afin de les adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques.

Toute modification substantielle sera notifiée aux Utilisateurs par e-mail et/ou par une bannière d'information visible à la connexion, au minimum quinze (15) jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation de la plateforme après ce délai vaut acceptation des nouvelles conditions.

La version en vigueur des CGU est toujours consultable sur smartarchive-drc.com/cgu.